Archivage numérique

L’archivage numérique est un ensemble d’actions qui permet l’identification, le recueil, le classement, la conservation, la communication et la restitution des documents électroniques pendant toute la durée de stockage obligatoire. Découvrez en quoi consiste la numérisation des archives, ses avantages, les solutions qu’il est possible de mettre en place, ainsi que les étapes pour y parvenir.

Archivage numérique : c’est quoi ?

L’archivage numérique est le fait d’identifier, recueillir, classer, conserver et restituer les données et documents électroniques, comme les dossiers de santé, les factures, les devis, les e-mails, les contrats, les papiers, etc. Numériser les archives d’une entreprise donne également la possibilité de consulter et de modifier les informations. Bien plus qu’une solution de stockage des documents, l’archivage électronique fait référence à un outil de travail qui permet l’amélioration des processus, comme la gestion des factures et de la paie ou encore la signature électronique. La définition technique et organisationnelle de l’archivage digital est encadrée par la norme Afnor NF-Z42-013 de 2009. Afin de garantir l’intégrité des documents numériques archivés, les méthodes de références sont régies par l’ISO 14641-1 ou le guide d’application GA Z42-013.

L’importance des archives digitales

Mettre en place des archives digitales au sein de son entreprise est important, étant donné que les professionnels produisent et reçoivent un nombre conséquent de documents tout au long de l’année et que ces derniers doivent respecter la durée minimale de conservation. Ce type d’archivage rationalise le travail des salariés et leur fait gagner un temps précieux. La majorité des sociétés modernes se tournent vers l’archive en ligne de leurs documents pour des raisons de sécurité. Cela permet également d’avoir une organisation saine de ses documents.

Quels sont les avantages de numériser les documents archivés de son entreprise ?

Numériser les documents archivés de son entreprise présente une multitude d’avantages :

Réduction des coûts comparé à l’archivage physique ;
Recherche des documents plus simple et rapide ;
Diminution des risques ;
Gain de temps ;
Gain de place ;
Partage et manipulation des documents facilités ;
Accès aux archives sécurisé ;
Informations restituées sur divers supports (imprimés, projecteurs, écran, etc.)

Économique

L’un des avantages principaux de stocker les documents de manière numérique est que c’est une solution économique. Grâce à l’archivage numérique, les entreprises réduisent leurs frais liés au papier, dont le stockage peut coûter cher. En effet, stocker des documents papier nécessite de disposer d’un espace important, comme d’une salle dédiée à la conservation des archives, mais également de personnel supplémentaire pour les gérer, ce qui n’est pas le cas avec la numérisation. De même, numériser des archives réduit les coûts d’impression et d’envoi des documents. Cela permet aussi de ne pas investir dans le transport des données vers d’autres sites lorsque l’entreprise détient plusieurs succursales.

Risques réduits

Archiver numériquement des documents est également avantageux, car cela diminue les risques de détérioration liés au temps, aux incendies et aux dégâts des eaux. Avec une solution d’archivage digital, les papiers sont toujours lisibles et utilisables. Toutefois, afin de ne prendre aucun risque de perte ou de vol, il est important de sécuriser les données, que ce soit contre les modifications et manipulations par erreur ou contre les cyberattaques.

Solutions pour l’archivage électronique des documents d’entreprise

Deux solutions existent pour l’archivage numérique des documents. Pour archiver les documents électroniquement, il est possible d’utiliser :

Système d’archivage électronique ou SAE qui donne la possibilité de conserver, de consulter et de restituer les documents numériques ;
Gestion électronique des documents ou GED qui permet de gérer les archives. Avec cette solution, la pérennité et l’authenticité des documents sont plus risquées.

Objectifs d’un système d’archivage électronique (SAE)

Conserver la valeur probante des documents conservés est essentiel, bien que les archives numériques soient une option avantageuse pour le budget et les performances des entreprises. Les objectifs de l’archivage électronique (SAE) sont notamment la pérennité, la confidentialité, la réversibilité, la disponibilité et l’intégrité. Pour ce qui est de la pérennité, il est important que les documents restent lisibles et compréhensibles pendant le délai de conservation obligatoire. Concernant la confidentialité, les papiers archivés numériquement doivent n’être accessibles qu’aux personnes autorisées. Lorsqu’il s’agit de réversibilité, cela signifie que l’entreprise doit pouvoir récupérer les données dès que nécessaire. Les informations doivent être disponibles et récupérables à n’importe quel moment, soit dès que les salariés ont besoin de les utiliser. Enfin, il est primordial que les documents restent intègres, c’est-à-dire qu’aucune modification ne doit pouvoir être faite. Pour préserver leur intégrité, la société peut mettre en place des systèmes de journalisation et des systèmes d’horodatage.

Mise en place des solutions d’archivage électronique

Les solutions d’archivage dématérialisé (GED, SAE) peuvent être mises en place de manière individuelle ou bien de manière complémentaire, selon les besoins du professionnel. Pour mettre en place une solution d’archivage électronique, huit étapes sont à respecter :

Mettre en place un comité de projet ;
Définir le périmètre du projet ;
Étudier les besoins ;
Rédiger un cahier des charges ;
Choisir une solution d’archivage numérique ;
Mettre en place un système pilote pour tester la solution d’archivage de ses documents ;
Déployer le système ;
Suivre, évaluer et améliorer la solution pour archiver les papiers électroniques

Choisir un expert de l’archivage digital

La manière de travailler des entreprises est de plus en plus façonnée par le nombre de données constamment en augmentation. Dans le monde économique dans lequel nous vivons, il est nécessaire d’avoir un accès rapide à l’information que l’on recherche, et ce, peu importe où l’on se trouve. Afin d’y parvenir, la gestion et le contrôle des informations sont des éléments indispensables. Solution d’archivage en ligne, REISSWOLF f.i.t (file information technology), donne la possibilité d’accéder très rapidement aux documents avec un mode de recherche simple et pratique. Ce système d’archive des papiers numériques est en parfaite conformité avec les normes en vigueur. Avec la réalisation d’une recherche de texte précise, il est possible de trouver les documents archivés en quelques secondes. Cette solution d’archivage électronique en ligne dispose d’un accès crypté par le biais d’une connexion SSL point par point. Il y a zéro investissement. En effet, l’entreprise n’a pas besoin de mettre en place un logiciel ni d’installer de matériel informatique. Pour stocker les données de la société, six serveurs séparés sont utilisés dans les centres informatiques. L’application est pratique et facile à prendre en main. Cette dernière peut y accéder tous les jours de la semaine, à n’importe quelle heure et de n’importe où. Cette application d’archivage numérique permet d’échanger les documents. Le groupe REISSWOLF propose également des services de numérisation des documents d’entreprise et respecte la réglementation actuelle. Cet expert maîtrise chaque source de document. Il numérise environ 50 millions de documents tous les ans et 500 000 plans. REISSWOLF dispose de scanners de pointe avec logiciels qui permettent de faire du post-traitement des documents, la reconnaissance de texte et le travail de correction. À chaque étape de la numérisation d’archives, la documentation est précise. Ces services s’adressent aux entreprises publiques et privées, mais également au secteur médical. En archivant numériquement ses documents, les sociétés bénéficient d’une protection permanente de leurs données et ont la possibilité de les exploiter dès qu’elles en ont besoin et de là où elles se trouvent. Pour avoir plus de renseignements, faire une demande de devis en ligne est fortement recommandé. Cela est 100 % gratuit et n’engage à rien. Il faut seulement remplir un petit formulaire en y indiquant ses besoins.