Archives de Laboratoire – Gestion des échantillons
Pourquoi un centre de conservation des échantillons
La gestion et l’archivage d’échantillon est un processus normé. Cette gestion respecte un cheminement très précis définis par votre entreprise en corrélation avec votre activité, votre réglementation et vos conditions de fabrication. .
En conséquence, votre organisation est structurée autour de la qualité. L’ensemble des parties prenantes de votre entreprise suit un protocole strict. Ce protocole est le fil rouge de votre production. Il commence par vos équipements et infrastructures, en passant par votre gestion de l’approvisionnement et votre personnel tout en y intégrant tout le cycle de vie de vos produits via un cadre contrôlé. Pour garantir cette qualité, vous vous efforcez d’apporter une traçabilité à chaque détail, opération, modification et transformation de vos produits. Cette qualité est un indicateur sur votre capacité à produire des analyses fiables. Assurément, par la transmission d’échantillons suivant un processus normé, vous renforcez un sentiment de confiance permettant d’accroître votre crédibilité auprès de vos partenaires, clients, fournisseurs et organismes réglementaires.
En tant que service qualité, vous êtes le garant de chaque procédure. Ainsi, vous maîtrisez chaque composante de votre ligne de conduite écrite sur la gestion de l’échantillon au sein de l’entreprise. Vous devez connaître chaque étape de fabrication tout en maîtrisant les lieux, durée de production et durée de conservation.
La phase de conservation de vos échantillons est primordiale pour la réglementation de votre activité. Vous devez mettre en place un cahier des charges en adéquation avec celle-ci. Ce cahier des charges vous permettra de définir le lieu de conservation tout en indiquant les autorisations d’accès et habilitations de chacun.
Conservation et archivage des échantillons : quel cadre ?
Un centre de conservation des échantillons doit respecter un cadre précis spécifiant des normes de conditions de conservation et de stockage de ces archives. Ce centre de conservation est tenu de présenter des exigences en termes d’hygrométrie et de températures tout en contrôlant les variations de ces indicateurs. Lorsque les conditions de conservations sont déterminées, vous devez maîtriser la durée de conservation. Certains échantillons peuvent être détruits rapidement et d’autres nécessitent une conservation plus longue. Vous devez être en capacité de gérer cette durée de conservation pour chaque échantillon produit. Pour respecter ces bonnes pratiques, vous devez être en capacité de maitriser l’étiquetage de l’échantillon. Chaque échantillon est tenu de suivre une nomenclature déterminée par vos soins. Comme on le voit bien dans ce cas la conservation des échantillons de laboratoire, procède de la même organisation que la conservation et la gestion d’archives.
Exemple de Nomenclature :
- Nom / Désignation de l’échantillon
- Numéro unique / Numéro d’échantillon
- Heure et date de production
- Date d’expiration de la conservation
Pour cela, il vous faut un logiciel permettant de structurer ces informations. L’information doit être enregistrée de manière méthodique par chaque producteur, gestionnaire, utilisateur.
RWAM, un logiciel adapté à la gestion de l’archivage des échantillons
Avec une base d’échantillons conséquente, il est indispensable d’utiliser un logiciel permettant de référencer et tracer chaque unité. Ce logiciel doit permettre d’effectuer des recherches facilement via des outils de recherches pour accéder, transmettre l’information tout en la limitant les accès via des comptes personnels (compte utilisateur). Chaque utilisateur doit avoir un périmètre d’actions déterminé en amont pour garantir le bon déroulement de votre gestion d’échantillons.
Cet outil doit permettre d’automatiser vos protocoles de qualité, via un système de visa, en respectant votre structure de validation interne.
Ce logiciel doit également assurer la traçabilité de chaque opération, mouvement et information de l’ensemble de vos échantillons. Par ces informations extrêmement importantes pour votre structure, il est indispensable de veiller à la sécurité de votre base de données. Vous devez vérifier le niveau de sécurité de l’hébergement du logiciel. La cybersécurité est un enjeu crucial pour votre base de données.
Vous l’avez compris, la gestion de vos échantillons est un sujet transverse avec un niveau de rigueur extrêmement élevé. Pour la mise en place de ce genre de projet, il faut se poser les bonnes questions et trouver les bonnes ressources pour l’application de celui-ci.
Découvrir les solutions du centre de conservation REISSWOLF tout en profitant d’un logiciel de gestion d’échantillons.
Ainsi, il est souvent préférable de se tourner vers des solutions externalisées proposant l’ensemble de ses caractéristiques et niveaux d’exigences. Chez REISSWOLF, nous vous proposons d’étudier votre projet avec vous. Nos installation proposent des conditions de sécurité, de contrôle de température et d’hygrométrie optimales.
Nous intervenons dans des domaines aussi variés que l’industrie pharmaceutique, l’archivage de carottes de forage ou encore les accessoires de maisons de luxe.
Par ailleurs notre logiciel RWAM répond à l’ensemble des besoins en termes de traçabilité, commande et livraisons d’échantillons.
