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Principe du transfert et déménagement d’archives
Si votre entreprise est créée depuis de nombreuses années sur Paris, sans doute allez-vous vous retrouver pleinement dans cette description. Jeune entrepreneur plein d’ambition, vous aviez à cœur de trier vos documents importants. Vous vous revoyez en train de les remiser sans doute sous des pochettes transparentes, les mettre dans un classeur, attendant le passage de votre expert-comptable qui confirmerait que votre entreprise naissante se portait bien.
A tel point que le développement ne s’est pas fait attendre. Vous avez dû embaucher du personnel, trouver des moyens de proposer des services toujours plus innovants, toujours plus en adéquation avec les attentes de votre clientèle. Les papiers se sont accumulés. Faute de temps, vous les avez empilés dans une salle que vous avez appelée salle de stockage des archives. Une fois utilisé, un papier y trouve sa place. Quand la pile est trop haute, vous en créez une nouvelle
Pourtant, en l’absence d’un déménagement possible, il faut trouver une façon de gagner de la place. Or, tous les entrepreneurs le savent, il est impossible de jeter des documents, tant que leur valeur probatoire est encore en cours de validité.
Sans connaissance spécifique en archivage, vous avez tendance à confondre un document fiscal avec un autre. Vous savez que la durée de conservation n’est pas la même et dans le doute, vous ne jetez rien. Même si cela n’est pas la meilleure des solutions, elle a le mérite de vous prémunir contre le problème de la suppression par accident. Certains documents, en effet, sont difficilement dupliqués. L’administration ne fait guère de cadeau en la matière. Cette pièce, vous la convoitez : si vous pouviez la récupérer, vous pourriez y installer deux bureaux ou encore abattre le mur et y mettre une nouvelle machine.
Pourquoi ne pas envisager le transfert de vos archives papiers ? De nombreux entrepreneurs parisiens ont fait ce choix pour le gain de place qu’offre cette solution. Acheminés dans des locaux appartenant à une société d’archivage, vos documents sont dûment gardés et sont également surveillés, car ils contiennent des données sensibles. Cette solution est souvent envisagée quand la salle des archives n’offre pas de bonnes conditions de stockage. Comme vous le savez certainement, la matière papier nécessite quelques précautions. Or, une exposition à la lumière peut, au bout d’un certain temps rendre illisible ce qui est inscrit dessus. La poussière, les nuisibles ou des infiltrations d’eau font partie également de ses pires ennemis. Mais, même en l’absence de problème, on peut souhaiter délocaliser ses archives. Savoir qu’un document vous est scanné, sur simple demande, vous permet de rester toujours efficace. Passons maintenant au déménagement des archives.
Obtenir un devis de transfert d’archives gratuit à Paris
Que vous souhaitiez faire transférer vos archives ou les déménager, vous pouvez vous reposer sur l’expertise des entreprises d’archivage. Afin d’estimer le cubage à transporter, une visite de votre salle d’archives s’impose, afin de vous élaborer un devis cohérent. Mais savez-vous que ces prestations ne sont pas les seules qui peuvent vous intéresser, en termes d’archivage ? Depuis combien de temps ne vous êtes-vous pas attelé à trier vos documents papier ? Ce qui s’appelle le récolement en archivage permet de supprimer de façon sécuritaire vos documents périmés. Cette place gagnée fait forcément baisser le volume à transférer et à faire garder et donc le prix.
Si vous souhaitez effectuer un déménagement de vos archives, vous n’avez pas besoin que les tiers archiveurs vérifient les conditions de stockage de votre ancien local, mais qu’en est-il du nouveau : présente-t-il ce qu’il faut pour que vos papiers puissent encore être consultés, dans quelques années ? Enfin, après le tri, sans doute que vos documents papiers ont besoin d’être classés de façon plus efficace. A moins que vous ne souhaitiez externaliser, par la même occasion, la numérisation de tous vos papiers récolés pour anticiper sur la loi de transition numérique. Parlez-en avec votre interlocuteur.
Déménager ses archives à Paris
Si le transfert des archives est une solution proposée par des prestataires d’archivage, on la confond quelquefois avec le déménagement des archives. Ces deux services sont pourtant bien distincts. Pour des raisons qui vous sont propres, sans doute souhaitez-vous conserver dans vos locaux vos documents papiers. Le développement de votre activité parisienne vous met devant le fait accompli : vos locaux deviennent trop exigus et un déménagement est inéluctable.
Pourtant, transporter tous ces papiers vous semble hasardeux. Déjà stressé par l’évènement, vous envisagez le pire. Et si un ou plusieurs cartons venaient à être dérobés ?
Sur ces documents papier apparaissent les adresses de vos clients, vos bilans financiers. Des données importantes et confidentielles qui ne doivent pas se retrouver dans les mains d’autrui.
Pourquoi ne pas demander à une société d’archivage de se charger de ce déménagement ? Conscientes des différents enjeux de gestion, juridiques et administratifs que représentent vos archives, elle se charge de venir les chercher (sans passer par un tiers) directement dans votre ancien local pour les transporter vers le nouveau, en vous garantissant une surveillance de tous les instants.
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