Stocker et transférer des archives à Chartres

Les particuliers ont l’habitude de conserver des documents importants, comme leurs avis d’imposition ou encore des factures énergétiques. De temps en temps, ils font le tri quand un document n’a plus de valeur juridique ou commerciale. La somme de ces documents tient en général dans un porte-documents ou des classeurs dédiés. Les entreprises doivent procéder de même. Mais il est facile de comprendre que les documents sont plus nombreux, plus variés, surtout si l’entreprise a des salariés ou si elle est pérenne depuis plusieurs années. Il est donc courant de leur dédier une place, si ce n’est une pièce spécifique. Tous ces documents papier conservés portent le nom d’archives. Il est important, pour que ces documents ne s’amoncellent pas en monts inutiles, de procéder régulièrement à un récolement. C’est-à-dire un recensement, un tri et une destruction des documents dont la durée de conservation (archivage légal) est arrivée à son terme.

La difficulté réside principalement dans la distinction de ces différents documents et la durée de préservation qui leur est propre pour que cette action soit efficace. Cela permet alors un gain de place dans la pièce. Une méconnaissance des durées de conservation mais aussi de l’importance de ce stockage peuvent avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise. Selon une étude, on estime que presque 8% des documents qui doivent faire l’objet d’un stockage sont égarés ou même jetés. Le stockage doit se faire dans de bonnes conditions. Certaines entreprises préféreront des étagères garnies de boîtes, alors que d’autres opteront pour des dossiers suspendus pour le stockage de leurs documents administratifs et comptables.

Toutes les personnes devant ranger ces documents ; ce qui peut représenter un nombre important, si l’entreprise comporte plusieurs services ; doivent comprendre et intégrer la manière de classer.Toujours selon la même étude, 3% des documents d’archives seraient remisés au mauvais endroit.La perte de temps consacré à la recherche de ces papiers est à éviter, pour limiter les périodes d’improductivité. L’important étant également que cette pièce ne soit accessible que par les personnes autorisées, car les données contenues peuvent être sensibles. Il faut donc faire un stockage sécurisé.