Gestion des archives à Saint-Fargeau-Ponthierry

Pourquoi le stockage de documents est-il si important ?

Du papier, encore du papier… A quoi bon ? Est-ce vraiment utile ? Puis-je me débarrasser de ces papiers encombrants une bonne fois pour toute ?

Voici trois bonnes raisons de ne pas le faire :

Premièrement, vos documents sont utiles au quotidien.

Ne consultez-vous pas quotidiennement un contrat client, une facture fournisseur ou une note concernant un projet ?

Tous ces documents sont issus de vos archives. Non concédons que certains éléments sont plus susceptibles d’être consultés régulièrement. Il est donc important de les identifier et de les gérer efficacement.

Cependant, prendriez-vous le risque de vous séparer des autres documents qui pourraient, un jour, vous permettre de décrocher un nouveau contrat ou de vous sortir d’une impasse judiciaire ?

Si la transition numérique suppose désormais d’envoyer ses factures client par voie électronique, il est de plus en plus courant d’utiliser la dématérialisation pour de nombreux documents d’entreprise. Pourtant, la transition numérique contraint les entrepreneurs, notamment en termes de formats à adopter.

Cela nous amène à notre deuxième point : un document d’archives a pour mission de tracer une action réalisée par l’entreprise depuis à un instant T. Par extension, l’archivage est donc l’ensemble des justificatifs conservés par une entreprise depuis sa création.

Ces documents servent donc de preuves en faveur de l’organisme. Celles-ci peuvent être utilisées lors de procès ou litiges, ou à l’occasion d’un audit. En effet, lors du renouvellement d’une certification, l’auditeur demande à consulter les documents datés et officiels démontrant les actions de votre entreprise concernant une « non-conformité » passée, l’entretien d’une machine ou la visite qualité d’un chantier.

Bien que cela soit vrai dans tous les secteurs d’activités, certaines activités sont particulièrement concernées par l’utilisation d’archives comme preuve. Nous gérons par exemple des archives sensibles et échantillons pour des industriels paramédicaux, hôpitaux, ou documents ministériels.

Parallèlement, la loi oblige les entreprises à conserver des documents officiels pendant une durée déterminée. Par exemple, la durée de conservation légale de dossiers d’avocat est de 5 ans. Notons que pour différentes raisons, l’avocat pourrait avoir l’utilité de conserver ses dossiers pendant une durée plus importante. Nous rappelons que vous avez le droit d’augmenter la durée de conservation des archives. Mais vous devez impérativement respecter à minima la durée légale de conservation.

Enfin, pour certaines entreprises (anciennes etc.), certains documents doivent être conservés car ils ont une valeur. Cette valeur peut être liée à leur ancienneté, à l’événement qu’ils relatent, ou bien même à la qualité du papier ou de la reliure utilisée.

REISSWOLF conserve par exemple des documents anciens (jusqu’à 300 ans) pour le compte de grandes maisons de champagne.