Gestion des archives à Ivry-sur-Seine

Pourquoi demander un devis sur mesure si vous souhaitez externaliser votre archivage ? Dans la réalité des faits, les tiers archiveurs peuvent vous proposer de nombreux services. Le tri des archives, bien sûr, permet de ne conserver que les documents importants ayant encore une valeur légale ; ce qui est premier point. Le fait d’adopter une méthode de classement drastique, vous permettra par la suite de continuer sur cette lancée pour trouver rapidement tout document, quel qu’il soit et quelle que soit la date à laquelle il a été émis ou reçu, même si cela remonte à une décennie.

Comme nous l’avons dit, la venue des tiers archiveurs est l’occasion de faire un état des lieux de l’endroit où vous conservez actuellement vos documents papier. Si la pièce ne convient pas, peut-être en trouverez-vous une autre, plus adaptée, au sein de votre structure. Si ce n’est pas le cas, demandez-leur s’il est possible de faire transférer les archives. Pour faire un bref résumé de cette prestation, il s’agit de transporter et de conserver vos archives papier dans des locaux sécurisés et présentant tous les critères pour répondre à la préservation durable de vos documents papier.

Même si vos papiers ne sont plus dans votre structure, il est possible, via la société de stockage d’archives d’obtenir une copie à tout moment, ce qui peut s’avérer pratique. Ensuite, la pièce qui aura été libérée pourra servir à d’autres fins. Chaque entrepreneur sait à quel point il peut être important de gagner de la place ; surtout connaissant le prix d’un local commercial près de Paris. Quand on veut s’implanter à Ivry-sur-Seine, il est normal de s’inquiéter du déménagement de ses archives.

Et si un carton se perdait ? Cela ne peut pas arriver si vous passez par la société de stockage d’archives elle-même. Consciente de l’importance de ces documents pour votre activité, elle veille à y apporter un soin tout particulier.

Enfin, dernier point et non des moindres : la dématérialisation des documents fait partie des enjeux actuels. La transition numérique, imposée aux entreprises peut être vue comme une contrainte, alors qu’elle permet de gagner du temps et de l’argent. L’entreprise d’archivage peut, dans ce cadre, prodiguer plus que des conseils en la matière. Elle peut expliquer à vos équipes comment la mettre en place, en respectant les normes quant aux formats etc… Elle peut être à même de vous aider à trouver le support de stockage adapté à votre entreprise. Que ce soit en optant pour la formation ou en lui externalisant l’ensemble de cette tâche, vous allez pouvoir répondre aux exigences de cette loi tout en continuant à œuvrer sur le développement de votre activité, au quotidien.

Trier et ranger ne sont donc qu’une partie de ce que les entreprises d’archivage peuvent proposer à votre entreprise. La notion du devis sur-mesure prend alors pleinement tout son sens, car selon ce que vous avez déjà pu mettre en place, il vous tient désormais de compléter par une ou plusieurs prestations pour des archives remplissant leur rôle.