Principe du récolement des archives

Que ce soit à Paris, capitale de la France ou dans d’autres régions, tous les chefs d’entreprises doivent répondre aux mêmes injonctions : conserver les documents importants de leur activité. On peut déjà s’interroger sur la nature de ces derniers. Un document publicitaire qui a contribué à faire exploser les ventes d’un produit est-il important ? Pour l’entreprise, sans doute, mais pas au regard de la loi. N’ont de valeur juridique que certains documents commerciaux, fiscaux ou encore administratifs… Parmi ces différents papiers, on trouve des sous-catégories. Chacune a une durée probatoire différente. Un tel document sera à conserver même trois ans, même après la fin de l’activité, d’autres, au bout de deux ans, peuvent être supprimés.

Même avec un tableau récapitulatif, il peut sembler difficile de faire le distinguo. D’autant que la suppression, sur un simple doute, peut avoir des conséquences peu réjouissantes pour l’entreprise. Il est souvent impossible d’obtenir un duplicata d’un document perdu ou supprimé. Or, qu’advient-il s’il vous est demandé par un agent travaillant pour le fisc. Comment travailler au quotidien, quand vous vous retrouvez dans l’impossibilité de répondre rapidement à un prospect, parce que vous êtes incapable, au milieu de ces milliers de papiers de trouver celui qui contient la réponse à sa question.

En tant que chef d’entreprise, pouvez-vous vous permettre de perdre en crédibilité auprès d’un client potentiel ? La réponse est sans doute négative.

Devant la difficulté de trier, vous vous retrouvez, après quelques années, avec une salle de stockage des archives pleine à craquer. Parmi eux, bon nombre de ces papiers pourraient pourtant être détruits. Pourquoi ne pas faire appel à une société d’archivage pour procéder au tri de vos documents papiers ; qu’elle appellera, elle, dans son jargon : procéder à leur récolement.