Archivage à valeur probante : c’est quoi ?
L’archivage à valeur probante (SAE) est une solution qui permet la conservation des documents d’une autre manière qu’en version papier, mais tout en préservant une validité juridique identique. Lors d’un contrôle de l’administration, les documents archivés peuvent être opposables aux tiers. L’archivage électronique probant assure l’authenticité d’un document conservé. Un document archivé numériquement doit ressembler à tous les niveaux à l’original papier. Cela signifie que l’entreprise doit connaître l’auteur du document et la date de sa création. Il faut que celui-ci garantisse également l’intégrité des archives numériques, c’est-à-dire qu’il doit être identique à l’original sans modification, altération et dénaturation. Enfin, l’archivage numérique est tenu de garantir l’intelligibilité du document. Il est nécessaire que ce dernier soit lisible dans le temps, grâce à un format standard. Le format peut être un PDF ou un PDF A/3. Afin d’avoir la valeur probante, il faut que le professionnel transmette le document numérique scanné ou natif à une entreprise spécialisée. Ce type de société est en mesure de garantir un service d’archivage électronique à valeur probante optimal. Avec certains éditeurs de logiciels de facturation ou encore d’éditeurs de notes de frais, la valeur probante est automatique. Bon à savoir : les documents papier qui sont scannés, enregistrés en PDF et stockés au sein d’un ordinateur n’ont pas de valeur légale, tout comme les documents dématérialisés qui n’ont subi aucun traitement spécifique. L’archivage probant s’appuie sur l’horodatage, le scellement des documents, la signature électronique et autres. Il est indispensable que les professionnels maintiennent une documentation de piste d’audit fiable, peu importe la méthode d’archivage (physique ou numérique).
Qu’est-ce que le SAE à valeur probante ?
Un SAE à valeur probante (système d’archivage électronique) est une méthode permettant d’assurer l’intégrité, la fiabilité et la traçabilité des documents pendant l’étape de la conservation. Mettre en place un système d’archivage à valeur probatoire donne la possibilité de répondre aux exigences de la norme NF 42-013. Cette norme concerne notamment l’archivage numérique légal et indique les obligations en termes de conservation sécurisée des documents électroniques.
Quels sont les avantages de l’archivage de documents à valeur probante ?
Les avantages de l’archivage de documents à valeur probante sont nombreux. Le SAE à valeur probatoire permet une conservation optimale de tous les documents juridiques sous forme d’archives numériques qui ont une valeur légale. Toutefois, il s’agit surtout des factures et des notes de frais qui sont archivées comme cela par les professionnels. Les entreprises adoptent souvent cette solution dans le cas d’une mise en place d’un nouveau processus de dématérialisation (gestion de notes de frais, facturation, etc.). Les bénéfices de l’archivage numérique à valeur probante sont l’absence de papier, un gain de place non négligeable, une meilleure traçabilité des opérations, une diminution des risques de détérioration et de perte des documents lors d’un sinistre (incendie, inondations, dégâts des eaux), recherche, classement et accès aux documents plus simples. L’archivage électronique probant est l’une des meilleures options pour le respect des obligations de conservation des documents, sans que ces derniers ne soient altérés au fil des années. Grâce à ce type de SAE, il est possible pour les sociétés de produire de manière plus facile les pièces qui peuvent leur être demandées au moment d’un contrôle social ou fiscal. Cela évite également un risque de redressement.
Quelles sont les fonctionnalités d’un archivage numérique probant SAE ?
Voici les différentes fonctionnalités d’un archivage numérique probant SAE :
- Versement ;
- Conservation ;
- Consultation ;
- Destruction.
Le versement désigne une opération pour la transition des documents vers le service des archives, grâce à un transfert sécurisé. Pour la conservation, les méthodes existantes permettent de garantir la pérennité et la sécurité des données, selon les lois et la norme NF Z 42-013. Concernant la consultation, le SAE offre une recherche optimisée des documents disponibles et consultables à tout moment conformément à la politique de gestion de droits. Un système d’archivage électronique donne aussi la possibilité aux documents d’être détruits après leur durée de conservation légale.
Les différents critères d’archivage à valeur probatoire
Afin que l’archivage soit à valeur probante, il est important que ce dernier respecte plusieurs règles, c’est-à-dire celles de l’intégrité, l’authenticité et l’intelligibilité des documents archivés.
Intégrité des documents archivés
L’intégrité des documents archivés permet de s’assurer que les données n’ont pas subi d’altération ou de modification, de leur création jusqu’à leur entrée au sein du système d’information. Il ne faut pas que le document puisse être modifié, afin qu’il garde son caractère probatoire. Pour y parvenir, l’archivage doit procéder au stockage des données figées, scellées et signées de manière électronique, à l’utilisation d’un stockage dédié avec technologies non réinscriptibles (chaînage) et à la garantie de la confidentialité des données personnelles (authentification forte et gestion avec accès) et réaliser la traçabilité de chaque action faite sur le document numérique pour la détermination d’une piste d’audit fiable.
Authenticité des documents archivés
L’authenticité des documents archivés repose sur la capacité à attester son origine et sa date de création dans le système d’archivage SAE. Pour être plus précis, il s’agit de pouvoir réaliser une identification de son émetteur et de déterminer le montant précis où ce dernier a été archivé. C’est une authenticité garantie grâce à l’horodatage, qui donne la possibilité d’enregistrer l’heure et la date de l’archivage, au scellement du document par le biais d’un certificat électronique, tel qu’un cachet serveur, ainsi qu’à l’empreinte numérique de l’auteur, qui comprend des éléments, comme l’adresse IP et l’identifiant utilisateur. Quant à la signature électronique, celle-ci est facultative.
Intelligibilité des documents archivés
L’intelligibilité des documents archivés vise à assurer la lisibilité des données sur le long terme. Il faut que la solution d’archivage privilégie des formats standards et accessibles à tout le monde (PDF/A pour les documents sous forme de texte ou le tagged image file format (TIFF) pour les documents sous forme d’images. Il faut que les fichiers au format DOC qui ont besoin d’un logiciel spécial pour leur ouverture soient convertis en PDF. Une fois la conversion terminée, il est possible d’apposer une signature électronique pour assurer l’intégrité du document.
Comment mettre en place un archivage à valeur probante ?
Afin que l’archivage ait une valeur probante, la mise en place d’un SAE rassemblant et référençant les flux documentaires au sein d’un seul et unique logiciel est fortement recommandée. Il faut que le SAE soit conforme à la norme NF Z 42_013 (ISO 14641-1), afin d’assurer une force probante des documents qui sont archivés. La compatibilité du SAE à valeur probante avec les différentes autres solutions de gestion électronique documentaire (GED) mises en place dans l’entreprise est nécessaire.
Pourquoi faire appel à un tiers archiveur pour son SAE à valeur probante ?
Faire appel à un tiers archiveur pour son SAE à valeur probante assure la conformité aux exigences légales et normatives en termes de conservation des documents numériques. Un professionnel de l’archivage est en possession d’infrastructures, de certifications et de technologies nécessaires pour garantir l’intégrité, la pérennité et la sécurité des documents d’entreprise. Externaliser cette gestion permet aux entreprises de diminuer les risques en lien avec la perte de données, les accès non autorisés et les altérations. Elles peuvent profiter d’un cadre juridique rigoureux qui favorise la force probante des documents en cas de litige. Par ailleurs, le recours à ce type de prestataire donne la possibilité aux organisations de se concentrer sur des aspects importants de leur activité, sans se soucier des contraintes réglementaires et techniques concernant l’archivage électronique. Les tiers archiveurs sont en mesure de garantir l’authenticité et l’inaltérabilité des documents pendant toute la durée légale de conservation, et ce, grâce à des processus d’horodatage, de traçabilité et de signature électronique. Les spécialistes peuvent restituer rapidement et de manière fiable les informations archivées, ce qui rend plus simple leur exploitation en cas de besoin. Cette externalisation est donc une option stratégique pour l’optimisation de la gestion documentaire et une conformité irréprochable.
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