Les délais pour conserver des documents personnels et professionnels varient en fonction de plusieurs paramètres, comme l’usage de destination, la nature ou encore la réglementation en vigueur. Que ce soit des papiers de la vie courante pour un particulier (impôts, banque, assurance, famille, voiture, habitation, santé), ou des papiers d’entreprise (factures, documents civils, documents comptables, documents de gestion du personnel, documents fiscaux), leur conservation impose une durée minimale plus ou moins longue. Découvrez quelle est la durée de conservation des papiers particuliers et professionnels, sous quelle forme le stocker, ainsi que les pénalités en cas de manquement à cette obligation.
Quel est le délai de conservation des papiers personnels ?
Le délai de conservation des papiers personnels fait référence au nombre d’années que le particulier doit garder ces derniers. Ces délais correspondent à la période pendant laquelle celui-ci peut exercer un droit (demande d’indemnisation), mais également à celle durant laquelle un organisme public ou autre peut lui adresser une réclamation (paiement d’amende). Certains documents font également office de preuve devant la justice, de ce fait, il est essentiel de les conserver pendant toute la durée obligatoire. Passé ce délai, le particulier peut garder ses papiers plus longtemps. Tous les cas de figure ne sont pas pris en compte dans les délais indiqués par les organismes. Cela signifie que dans le cas d’une prescription interrompue ou suspendue, la durée peut être allongée. Tant qu’une personne n’est pas majeure, les délais sont suspendus pour une partie des papiers. Les documents personnels peuvent être utilisés comme preuve à l’appui pour des actions très diverses. Voici la liste de la durée minimale pour conserver ses papiers personnels.
Documents véhicule
La durée minimale de conservation des documents du véhicule est :
- Certificat examen permis de conduire : 4 mois ;
- Factures achat et réparation : pendant toute la durée où le véhicule est conservé. Si revente, le particulier doit garder ce type de document deux ans de plus (garantie des vices cachés) ;
- Amende forfaitaire PV : 3 ans. À la suite de la notification, si le Trésor public n’a pas réclamé l’amende, alors il n’y a plus rien à payer ;
- Certificat cession voiture : période de conservation du véhicule. Conserver ce papier pendant deux ans après une revente est recommandé pour éviter un litige.
Documents assurance
Le délai pour conserver les papiers d’assurance est :
- Assurance-vie : 10 ans ;
- Assurance dommage corporel : 10 ans
- Contrat : toute la durée du contrat et 2 ans supplémentaires ;
- Avis d’échéance, quittance, preuve de règlement et lettre de résiliation : date du document plus 2 ans ;
- Relevé information auto : à vie.
Documents banque
Les délais de conservation pour les papiers de la banque sont :
- Talon de chèque et relevé compte bancaire (courant, livret A, PEL) : 5 ans ;
- Chèque à encaisser : 1 ans + 8 jours ;
- Ticket carte bancaire (paiement retrait) : jusqu’au reçu du relevé de compte sur lequel est inscrit le solde qui correspond ;
- Dossier lié au compte bancaire (convention ouverture compte) : 5 ans après la clôture du compte ;
- Contrat crédit conso et crédit immo : 2 ans après la dernière échéance ;
Documents famille
La durée pour garder les documents en lien avec la famille est :
- Livret de famille : à vie :
- Acte reconnaissance enfant : à vie ;
- Contrat mariage (papiers concernant les biens acquis ou apportés par legs ou donation pendant le mariage) : à vie ;
- Convention PACS : à vie ;
- Acte d’état civil : à vie ;
- Diplôme : à vie ;
- Jugement divorce : à vie ;
- Jugement adoption : à vie ;
- Avis versement allocations familiales : 5 ans
Les papiers des particuliers dont la durée de conservation est permanente peuvent être récupérés auprès des organismes correspondants en cas de perte de ces derniers (notaire, tribunal, mairie, établissement d’examen, etc.).
Documents consommation
Le délai pour les documents relatifs à la consommation qui doivent être conservés est :
- Facture appareils électroménagers (télévision, machine à laver) : jusqu’à ce que la garantie prenne fin ;
- Certificat assurance : jusqu’à la fin de la garantie.
Documents taxes et impôts
Les documents taxes et impôts ont un délai de conservation de :
- Avis d’impôts locaux (taxe habitation, taxe foncière) : 1 an (droit de reprise de l’administration) ;
- Avis d’imposition sur le revenu, déclaration des revenus et justificatifs divers : 1 an après l’année suivant celle de l’imposition.
Documents habitation
Les papiers concernant le logement doivent se conserver pendant une durée plus ou moins longue :
- Facture eau, gaz et électricité : 5 ans. Les fournisseurs disposent d’un délai de 2 à 4 ans pour réclamer un paiement ;
- Facture internet et téléphone : 1 an ;
- Facture travaux : 2 ans pour les petits travaux et 10 ans pour le gros œuvre ;
- Preuve restitution d’équipements : 2 ans après avoir restitué le produit ;
- Justificatif versement APL (Aide Personnalisée au Logement) : 2 ans ;
- Certificat de ramonage : 1 an ;
- Inventaire meubles (location meublée) : pendant toute la période de location et jusqu’à reçevoir le dépôt de garantie ;
- Attestation entretien chaudière à l’année : 2 ans ;
- Lettre révision loyer : durée de location plus 1 an supplémentaire ;
- Acte de vente ou titre de propriété : à vie ;
- Contrat immobilier de location, quittance loyer et états des lieux : toute la période de la location plus 3 ans supplémentaires (location vide ou meublée) ;
- Procès verbal d’assemblée générale de copropriété : 5 ans ;
- Correspondances avec syndic de copropriété : 5 ans ;
- Preuves paiement charge copropriété : 5 ans.
Documents santé
Le délai pour garder les documents de santé est de :
- Carte complémentaire santé : varie en fonction de l’organisme de mutuelle ;
- Relevé de remboursement mutuelle : dépend de l’organisme ;
- Relevé indemnisation Sécurité sociale : 2 ans ou 5 ans en cas de fraude. Ces 2 années font référence à la durée de reprise de trop perçu ;
- Facture établissement de santé privé : 2 ans ;
- Facture établissement hospitalier public : 4 ans ;
- Ordonnance médicale : 1 an à 5 ans ;
- Certificat médical : à vie ;
- Examen médical : à vie ;
- Carnet de santé : à vie ;
- Carte groupe sanguin : à vie ;
- Carnet vaccination : à vie ;
- Justificatif du versement des indemnités journalières : jusqu’au moment de la liquidation des droits à la retraite.
Documents personne décédée
Après le décès d’une personne, certains documents personnels doivent être conservés. Ces papiers sont essentiels pour les ayants droit, en cas de transmission de créances ou de dettes au moment de la succession. La conservation de ces derniers est d’environ 5 ans, selon leur nature.
Documents travail, retraite, chômage
Les durées de conservation des papiers liés au travail, à la retraite et au chômage sont :
- Contrat de travail, bulletins de salaire, relevé d’indemnités journalières (maladie, maternité) et certificat de travail : La conservation de ce type de document prend fin à partir de la liquidation de la retraite ;
- Preuve justificatif de versement pôle emploi : 3 ans ;
- Solde tout compte : 3 ans ;
- Attestation France Travail : 2 ans après s’être inscrit au chômage ;
- Titre pension : à vie ;
- Bulletin paiement pension retraite : à vie ;
- Attestation fiscale : 3 ans :
- Contrat travail salarié : 5 ans après la fin du contrat de travail ;
- Déclaration accident de travail : 5 ans ;
- Papier des charges sociales : 3 ans ;
- Document de comptabilisation des horaires de travail de l’employer : 3 ans.
Combien de temps conserver des papiers professionnels ?
Divers documents sont reçus et créés par les sociétés, comme les factures, les déclarations de TVA ou les procès verbaux, la comptabilité, etc. Ces derniers sont intégrés au sein du système d’information de l’entreprise. Conserver des papiers professionnels doit se faire pendant un certain temps. Le délai de conservation varie en fonction de la nature du document. Quoi qu’il en soit, elle est de minimum 1 an et peut s’étendre jusqu’à 30 ans.
Documents comptables
Les documents comptables doivent être gardés pendant :
- Pièces justificatives (facture client, facture fournisseur, bon de réception, bon de commande, bon de livraison) : 10 ans après la clôture de l’exercice ;
- Livre comptable et registre (livre inventaire, grand livre, livre journal) : 10 ans après la clôture de l’exercice.
Documents fiscaux
Le délai concernant la conservation de tous les documents fiscaux d’une entreprise est de 6 ans après leur date d’établissement. Cette période peut également commencer dès la dernière opération inscrite au sein des registres ou des livres.
Documents commerciaux et civils
Le nombre d’années où il faut conserver les documents civils et commerciaux est de :
- Police d’assurance : 2 ans après résiliation du contrat ;
- Document de la banque : 5 ans ;
- Déclaration douane : 3 ans ;
- Dossier avocat : 5 ans après le mandat ;
- Contrat acquisition de biens immobiliers : 30 ans ;
- Contrat cession de biens immobiliers : 30 ans ;
- Garanties services et biens pour le consommateur : 2 ans ;
- Contrat pour relation commerciale : 5 ans ;
- Papier transport de marchandises : 5 ans ;
- Contrat avec un consommateur conclu par voie dématérialisée (120 € minimum) : 10 ans après livraison du service ;
- Document sur la propriété intellectuelle (dépôt de marque, dépôt de brevet, etc.) : 5 ans après la fin de la protection.
Documents gestion du personnel
La durée relative à la conservation des documents de gestion du personnel est :
- Papier charges sociales et taxe sur salaire : 3 ans ;
- Bulletin de paie : 5 ans ;
- Déclaration accident de travail : 5 ans ;
- Comptabilisation des horaires salariés : 1 an ;
- Contrats de travail et documents annexes (indemnités, salaires, registre de retraite, solde de tout compte, primes) : 5 ans ;
- Registre personnel : 5 ans après le départ de l’employé ;
Documents sociaux
Avant de mettre fin à la conservation de ses documents sociaux, le professionnel doit attendre une durée de :
- Feuille de présence, feuille de rapport des commissaires aux comptes, feuille de rapport du conseil d’administration et du gérant : jusqu’aux 3 derniers exercices ;
- Traité de fusion : 10 ans après la clôture de l’exercice ;
- Actes et documents relatifs au fonctionnement de l’entreprise : 5 ans ;
- Statut société : 5 ans après une radiation au RCS ou après une perte de personne morale ;
- Registre des mouvements de titres, des titres nominatifs et des procès verbaux : 5 ans ;
- Papier de l’ordre de mouvement : 5 ans ;
- Compte annuel (compte résultat, bilan) : 10 ans après clôture de l’exercice.
Comment réaliser la conservation des documents officiels ?
La conservation des documents officiels peut se réaliser sous forme numérique ou forme papier, selon le support sur lequel le particulier ou le professionnel les a reçus. Lorsqu’un tel papier est transmis par voie dématérialisée par mail ou téléchargement internet, celui-ci doit être conservé sous format numérique. Dans le cas où le document est remis en main propre ou par courrier, la conservation papier est obligatoire.
Risques encourus en cas de non-respect de la durée de conservation de ses documents professionnels
Si l’entreprise ne conserve pas ses papiers, cette dernière s’expose à des sanctions. Les risques encourus en cas de non-respect de la durée de conservation de ses documents professionnels sont une amende de 10 000 € (article L1734 du Code général des impôts ou CGI). Cette amende concerne notamment le défaut de conservation des documents fiscaux.
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